Wie viele E-Mail-Tools muss man eigentlich durchtesten, bevor man merkt, dass die Feature-Liste auf der Sales-Page komplett am eigentlichen Problem vorbeigeht? Eine Zahl nenne ich dir gleich noch. Vorher aber der Punkt, der mich als Solopreneur in Hamburg in den letzten Jahren am meisten beschäftigt hat: Fast jeder Vergleich von E-Mail-Marketing-Automation-Software fängt an der falschen Stelle an.
Sieben Tools in ebenso vielen Jahren als Coach, das ist meine Bilanz, seit ich 2019 angefangen habe, mein Business von Hamburg-Eimsbüttel aus zu automatisieren. Nicht weil ich technikverliebt bin, sondern weil kein einziges davon von Anfang an gehalten hat, was die Landingpage versprach. Und DSGVO-konform sollte die Lösung obendrein auch noch sein, was die Auswahl schon mal um die Hälfte reduziert.
Der Irrtum: Warum die längste Feature-Liste nicht gewinnt
Der Irrglaube, dem so ziemlich jeder Vergleichsartikel zu E-Mail-Marketing-Software erliegt: Wer die meisten Funktionen auflistet, hat automatisch das beste Tool im Rennen. A/B-Testing, Landingpage-Baukasten, SMS-Add-on, KI-Textvorschläge: die Checkliste wird länger und länger, während die eigentliche Frage komplett unter den Tisch fällt: Läuft die Automation noch zuverlässig, wenn du drei Wochen lang nicht hinschaust?
Mich interessiert nicht, ob ein Tool mit Dutzenden Integrationen wirbt - Papier ist geduldig -, sondern ob die drei, die ich wirklich brauche, auch nach dem nächsten Update noch laufen. Genau darin unterscheiden sich Anbieter bei der Marketing Automation nämlich wirklich: nicht in der Marketing-Broschüre, sondern im Automationsworkflow selbst, wenn eine Kette mitten in der Nacht einfach stehen bleibt und niemand eine Fehlermeldung bekommt.
Tags statt Listen: der eigentliche Unterschied zwischen den Tools
Zwischen den Tools, die ich getestet habe, lag der größte Bruch nicht in der Oberfläche, sondern in der Logik dahinter. Die einen denken in starren Listen: eine für Webinar-Interessenten, eine fürs E-Book, eine für Bestandskunden, und sobald jemand in mehreren Töpfen landet, wird die Übersicht zum Ratespiel. Andere, wie KlickTipp, zwingen dich von Anfang an, in Tags zu denken: Jemand bekommt das Tag 'Kunde', fertig, keine doppelte Listenpflege.
Wie unterschiedlich Anbieter diese Tag-Logik technisch umsetzen, entscheidet maßgeblich darüber, wie flexibel deine Automation überhaupt sein kann. Wie du das genau aufsetzt, habe ich mal in einem Guide zum Tag-basierten E-Mail Marketing aufgeschrieben, falls dich die Details interessieren. Hier reicht der Hinweis: Prüf vor der Entscheidung, ob Tags bei jedem Automationsschritt verfügbar sind oder nur in einem Untermenü versteckt liegen.
Zahlst du für Funktionen oder für deine Kontaktliste?
Preismodelle sind der zweite Punkt, an dem sich für mich die Spreu vom Weizen trennt. Manche Anbieter berechnen dich nach Feature-Paket, andere nach Abonnentenzahl. Letzteres nervt mich seit Jahren, weil meine Liste wächst, während meine Nutzung der Funktionen mehr oder weniger gleich bleibt (die Willkommensmail schreibt sich schließlich nicht neu, nur weil die Liste um ein paar Namen länger geworden ist). Ob ein Tool nach Kontakten oder nach Funktionsumfang abrechnet, ist im Kleingedruckten oft schwerer zu finden, als es sein sollte.
Florian Hagedorn, ein Bekannter aus der Online-Business-Szene mit eigenem Podcast-Newsletter, wälzt solche Preisfragen wochenlang hin und her, bevor er auch nur eine Testphase startet. Ich bin eher der Typ 'ausprobieren und im Zweifel wieder kündigen'. Bevor ich auf Tags und vernünftige Automation umgestiegen bin, habe ich Follow-up-Mails eine Zeit lang von Hand in einer Excel-Tabelle nachgehalten, weil das Tool, das ich damals nutzte, so etwas schlicht nicht konnte. Funktioniert hat das nie wirklich. Irgendwann übersieht man eine Zeile, und ausgerechnet die Person bekommt dann keine Erinnerung.
DSGVO ist Grundvoraussetzung, kein Bonuspunkt
Datenschutz ist für uns Solopreneure in Deutschland keine Nebensache, sondern die Basis, auf der alles andere steht. Bei jedem neuen Tool schaue ich zuerst, ob ein ordentlicher Vertrag zur Auftragsverarbeitung möglich ist und wo die Server stehen. Details zum DSGVO-konformen Double-Opt-in breite ich hier bewusst nicht aus. Dafür gibt es eigene Guides, die sich nur mit diesem einen Thema beschäftigen.
Support auf Deutsch ist der zweite Filter, den ich anlege. Manche US-Anbieter übersetzen ihre Oberfläche zwar ins Deutsche, aber sobald ein echtes Problem auftaucht, landest du in einer englischen Ticket-Warteschlange und wartest. Ob dir dann jemand auf Deutsch erklärt, warum deine Automationskette gerade nicht startet, merkst du erst in dem Moment, in dem du es wirklich brauchst.
Wenn mir zwischendurch die vier Wände im ehemaligen Gästezimmer zu eng werden, drehe ich eine Runde durch die Speicherstadt, bevor ich mich wieder vors Dashboard setze. Mit klarem Kopf entdeckt man ganz andere Fehler in einer Automationskette als mit der dritten Tasse Kaffee.
Erst prüfen, dann wechseln: Was beim Tool-Umzug verloren geht
Mein Klient Ralf Brandes, der digitale Vorlagen über Etsy und einen eigenen Shop verkauft, fragt bei jedem neuen Tool als Erstes: Wie komme ich hier wieder raus, wenn es nicht passt? Eine berechtigte Frage, denn beim Wechsel zwischen Anbietern geht erfahrungsgemäß mehr verloren als nur ein paar Vorlagen: Tag-Historien, Automationslogiken und teils ganze Sequenzen lassen sich nicht immer sauber exportieren.
Genauso genau schaue ich mir inzwischen an, wie zuverlässig ein Tool das Lead-Magnet-PDF nach der Anmeldung ausliefert und wie brauchbar der visuelle Automation-Editor ist, in dem du deine Kette als Flowchart siehst: bei manchen Anbietern eine Wohltat, bei anderen ein Krampf, in dem du dich mehr verklickst als baust.
Ob dafür am Ende eine All-in-One-Suite herhalten muss oder einzelne, spezialisierte Tools die bessere Wahl sind, ist eine ganz eigene Grundsatzfrage. Genauso wie die technische Verzahnung von Webinar-Tool und Newsletter, live oder aufgezeichnet, die nochmal ihre eigenen Tücken hat.
Das technische Aufsetzen einer Automation ist übrigens nochmal ein eigenes Kapitel für sich, das hier den Rahmen sprengen würde.
Wie vergleichst du Tools wirklich sinnvoll?
Am Ende komme ich auf eine ziemlich kurze Liste, die ich heute jedem Solopreneur an die Hand geben würde, der gerade vor derselben Entscheidung steht: erst die Tag-Logik prüfen, dann das Preismodell (pro Feature oder pro Kontakt), dann die DSGVO-Basis, dann den Export im Ernstfall, und ganz zum Schluss erst die Feature-Liste. In dieser Reihenfolge, nicht andersrum.
Die ganze Geschichte dazu, wie es zu sieben verschiedenen Tools kam, bevor ich bei einer Kombination gelandet bin, mit der ich leben kann, erzähle ich ausführlicher in meinem Erfahrungsbericht über 7 Tools in 5 Jahren. Hier ging es mir eher darum, wie du selbst vergleichst, ohne dieselben Umwege zu gehen.
Ich weiß noch genau, wie ich abends die Erinnerungsmail für ein Webinar rausgeschickt hatte und danach nur noch am Bildschirm saß und zusah, wie die Anmeldungen nachtickten, ohne dass ich noch einmal eingreifen musste: kein Nachfassen, kein Copy-Paste, nur Zusehen. Aus dem Flur dringt bei mir bis heute das leise Brummen des Routers durch die Wand, während links auf dem einen Monitor das gerade getestete Tool läuft und rechts die Dokumentation offen ist, an der ich mich entlanghangle, wenn wieder mal etwas nicht so funktioniert wie auf der Sales-Page versprochen.
Sieben Tools waren am Ende kein Umweg, sondern die Ausbildung, die mir kein Coaching-Programm hätte geben können. Heute vergleiche ich neue Software eher wie eine Waschmaschine als wie ein Smartphone: Mich interessiert nicht das Display, sondern ob sie zehn Jahre lang zuverlässig das tut, wofür sie gekauft wurde. Die Feature-Liste kommt danach, wenn überhaupt.